หน่วยการเรียนรู้ที่4

การใช้คอมพิวเตอร์กับงานบัญชี
          จากพัฒนาการของการนับ หรือการต้องการคำนวณ รวมถึงการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ โดยเริ่มจากมนุษย์ใช้สิ่งที่ใกล้ตัวที่สุดคือนิ้ว เป็นอุปกรณ์ที่ช่วยในการนับ และต่อมาจึงเริ่มมองหาสิ่งที่ไกลตัวออกไปในธรรมชาติคือก้อนหิน กิ่งไม้ กลายเป็นสัญลักษณ์ การขีดเขียนกับพื้นดิน พื้นผิวผนังถ้ำต่าง ๆ จนกระทั่งประดิษฐ์คิดค้นเครื่องมือช่วยคำนวณชิ้นแรกคือ ลูกคิด เครื่องคิดเลขลูกคิดเครื่อง คิดเลข จนกระทั่งมาเป็นคอมพิวเตอร์ในปัจจุบัน สิ่งที่เกิดมาพร้อมกับการนับคำนวณคือการจดบันทึก ซึ่งเป็นวิวัฒนาการที่คู่ขนานกันไปทั้งการบันทึกบัญชีและการใช้คอมพิวเตอร์ เราจะเห็นได้ว่าเมื่อมีวิวัฒนาการด้านการคำนวณด้วยเครื่องมือใดๆ งานบัญชีจะเป็นงานที่ต้องใช้เครื่องคำนวณเหล่านั้น เป็นส่วนหนึ่งในวิวัฒนาการทางการบัญชีด้วยเสมอ ดังนั้นในวันนี้เมื่อเครื่องคำนวณคือคอมพิวเตอร์ การบันทึกบัญชีจึงต้องมีการพัฒนาตามวิวัฒนาการดังกล่าวนี้ด้วยเช่นกัน
ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์
1.ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างบุคลากร
2.ประหยัดเวลา ได้งานที่รวดเร็วและถูกต้อง
3.แสดงรายงานได้รวดเร็ว อ่านง่าย และชัดเจน
4.การผ่านบัญชีทำได้โดยอัตโนมัติ และไม่เสียเวลาในการแก้ไขตัวเลขเป็นปัจจุบันตลอดเวลา
5.ทันต่อการส่งรายงานให้หัวหน้างาน ทันต่อการส่งให้กรมสรรพากร กรณีที่เป็นรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม มิฉะนั้นอาจเสียเบี้ยปรับ
6.ไม่เสียเวลารอคอยยอดยกมา ในกรณีที่ปิดบัญชีไม่ได้
7.ได้รูปแบบงบการเงินตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน
8.เป็นประโยชน์ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ซึ่งมีผลกระทบต่อผลกำไรของกิจการ
ทำให้เกิดความปลอดภัยต่อข้อมูล และทำให้ความลับของกิจการไม่รั่วไหล
ทำให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจได้ง่ายเพราะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วนและทันเวลา

สรุป
การ บัญชีกับคอมพิวเตอร์ เป็นสิ่งที่ต้องพึ่งพาอาศัยกันเพื่อทำให้งานบัญชีมีความถูกต้อง แม่นยำ ครบถ้วน และสรุปได้ทันเวลาที่ต้องการใช้ข้อมูล อีกทั้งยังสามารถป้องกันการเข้าถึงข้อมูลทางบัญชีที่สำคัญด้วยการกำหนดรหัส ผ่านในการเข้าใช้โปรแกรมได้อีกด้วย